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平成18年度 第1回市政モニターアンケート調査結果について(わかりやすい公文書)

平成18年度 第1回市政モニターアンケート調査

(市民満足度調査)集計結果

テーマ:市民にわかりやすい公文書のあり方に関する意識調査

第1回市政モニターアンケート調査(市民満足度調査)結果(市民に分かりやすい公文書のあり方)がまとまりましたので報告します。

 

はじめに

本市では,市民にわかりやすい公文書のあり方について,検討しています。

本市が作成する,いわゆる公文書は,国や県の訓令や告示等を参考にした薩摩川内市文書規程に基づき作成されています。

この公文書は,法規文(条例,規則),令達文(訓令,達,指令),公示文(告示,公告)及び一般文書に区分されますが,私たちは,特に市民向けの一般文書について,市民にわかりやすいものにできないかと考えています。

今回のアンケートは,現在の決まりに添って作成した場合と,決まり事に関わらず作成した場合の比較を皆様に見ていただき,ご意見を拝聴したいという目的で実施します。

市民志向の改革を進める中で,市からの情報発信,特に文書によるものは大切な役割があり,よりよい文書を目指して,改善を図りたいと考えていますので,ご協力をお願いいたします。

 ※ 調査票に記入について

・設問順に当てはまる番号に○印を付けてください。

       

 

  


問1 あなたの年齢を教えてください。

 

1 70才以上( 14 )

2 50才~69才( 40 )

3 30才~49才( 21 )

4 29才以下( 2 )

計 77

 

 

問2 本市では,文書の宛名の敬称について,通常,「様」を用いることとし,一部,官公庁等あての文書は,「殿」を用いるように定めています。そこで,「様」の表現・使用についての印象をお答えください。

 

1 「様」がよい( 58 )

2 「殿」のほうがよい( 5 )

3 どちらでもよい( 14 )

4 わからない( 0 )

 

 

 

以下,4ページの文書1,5ページの文書2を比較しながら,その印象をお答えください。

 

※※※インターネットでご覧の方へ※※※

 下記「ダウンロード」にある別紙文書1.pdfをA4の紙に印刷した上でご覧ください。なお,10.5ポイントの文字の大きさは約3.5mm,12ポイントの文字の大きさは約4mmです。また,○1とは○で囲んだ1のことです。

※※※※※※※※※※※※※※※※※※※

 

問3 文字の「大きさ」について,4ページの文書1は,10.5ポイント,5ページの文書2は12ポイントで作成しています。比較してどちらが読みやすいですか。

 

1 別紙文書の文書1の10.5ポイントが見やすい( 5 )

2 別紙文書の文書2の12ポイントが見やすい( 62 )

3 文書1と文書2の中間ぐらい(11ポイント)がよい( 9 )

4 どちらでもよい( 0 )

5 わからない( 0 )

 

※ 「ポイント」とは,出版において使用される長さの単位で,文字の大きさや余白の幅などの長さをいう。

 

問4 見出し(表題)の文字について,4ページの文書1は明朝体,5ページの文書2はゴシック体で作成しています。どちらが読みやすいですか。

 

1 別紙文書の文書1の明朝体が読みやすい( 13 )

2 別紙文書の文書2のゴシック体が読みやすい( 58 )

3 どちらでもよい( 6 )

4 わからない( 0 )

 

※ 文書1と文書2における見出し(表題)とは,「合併2周年記念「都市経営シンポジウム」の開催について(お知らせ)」の部分を指します。

 

 

 

問5 本市では,文の項目を細別する場合は,下記のとおり段階的に区別するようにしています。次の例1と例2の場合,どちらが読みやすいですか。

  ※ 例1に基づき4ページの文書1を作成し,例2に基づき5ページの文書2を作成しています。

例1

1 ○○○○

(1) ○○○○

ア ○○○○

() ○○○○

 

 

 

 

 

例2

1. ○○○○

(1) ○○○○

○1 ○○○○

1) ○○○○  

 

1 例1のとおり,「1-(1)-ア-()」が読みやすい( 28 )

2 例2のとおり,「1.-(1)-○1-1」」が読みやすい( 35 )

3 どちらでもよい( 13 )

4 わからない( 0 )

 

 

以下,6ページの文書3,7ページの文書4を比較しながら,その印象をお答えください。

 

※※※インターネットでご覧の方へ※※※

 下記「ダウンロード」にある別紙文書2.pdfをダウンロードし,内容を確認した上でご覧ください。

※※※※※※※※※※※※※※※※※※※

 

 

問6 催しや講座等の案内をするチラシを作成する場合,6ページの文書3は日時・会場や趣旨を単純に掲載,7ページの文書4は日時・会場や趣旨を円や四角で囲み,挿絵等を入れています。比較してどちらが見やすいですか。

 

1 別紙文書の文書3のとおり,単純に掲載する方がよい( 10 )

2 別紙文書の文書4のとおり,円や四角で囲み,挿絵等を入れる方がよい( 64 )

3 どちらでもよい( 3 )

4 わからない( 0 )

 

 

 

問7 公文書について,お気づきの点やご提案があられましたら,ご記入ください。

 

      意味が市民にはっきりわかる表現方法を考えてもらいたい。

      行政の専門用語及びカタカナ語・欧米略語等使用の場合はできるだけ注釈をつけてもらいたい。特にカタカナ語は人によってあいまいな解釈が多いので周知度100%に近いもの意外は注釈をお願いしたい。

      読む側が読みやすいように工夫してもらいたい。

      学校からの文書等も書式に倣って書いてあるので、「あいさつ文は読まない」とか「日時は拾い読みしてる」とかよく聞く。

      公文書は今回定義されている様に大きめのポイントの方が市民にもっと読んでもらえると思う。

      近所の方の意見では、現在配付中の公文書は字が小さくてほとんど読まれていない。

      書体の字がだらだらと並んでいるだけでかたぐるしい。読む気にも行く気にもならない。面倒くさいというよりも固すぎて自分には関係のない次元の話のような気がしているのだと思う。若者にしても年配の方にしても読む人が読みやすく、パッと目に入るような文書がいいと思う。

      文書は文字の大きさだけではなく、行間や文字間でも読みやすさ、見やすさが変わってくる。文字の大きさは12ポイントが良いと思うが、同じ量を1枚にいれると少し窮屈に感じられる。いろいろ決まりはあると思うが、市民向けに出される場合には臨機応変に表現や様式などを変えてもよいと思う。読みやすく見やすい文書を期待する。

      字は大きい方がよい。大事な部分は○で囲んだり、イラストを挿入した方がよい。

      文書のポイント部分はゴシック体や大文字、下線などを入れれば見やすい。

      よく理解できることが一番である。

      公文書の基本は内容表現の正確さ、誤字のないこと、テーマに沿って順序よく読めること、理解しやすいこと、2つ以上の解釈ができる表現をしないことである。これを親しみやすく、日常使われる言葉を使ってやさしい文章を作成することが大切だと思う。市民の行政に対する知的レベルは旧来に比べてかなり高くなっているのが現代である。

      高齢になると目が見えにくい。活字は大きい方がいい。回覧板で回ってくるが、期限がギリギリのときがある。余裕を持って回してもらいたい。挿絵など入れるとやさしさが出て記憶にも残る。

      催しや講座の内容によって円や四角で囲むなど工夫してもらいたい。

      公文書作成は、規制を最少にしていろいろ工夫してもらいたい。

      内容や日時が正確にわかりやすく伝わることが重要である。型にこだわって伝えたい情報、伝えなければならない事が伝わらない、見にくいでは意味がないのでどんどん改善してもらいたい。

      公文書は固いイメージがある。相手が一般の人の場合、ゴシック体で強調されていると見やすい。

      タイトルも読みやすい大きな文字にしてもらいたい。公文書の内容の会場、日時、趣旨もはっきりとわかりやすい文字にしてもらいたい。

      子どもでも分かりやすい文書が良い。必要事項は大きく簡単にし、詳細部は通常の大きさでよい。挿絵や写真などは興味を引くので使用してもらいたい。

      できるだけ字は大きくわかりやすいほうが良い。イラストや挿絵を入れるだけで読む人も興味がわく。

      公文書の担当者名はフルネームで。市民は苗字だけでは誰か分からない。責任を持つという意味で検討してもらいたい。公文書も高齢者が多いということを認識して発行してもらいたい。

      公文書の様式は、それほど意に介さない。高齢者の立場からは読みやすさという点で文字が大きいことは助かる。

      文字は大きい方が見やすい。

      挿絵や余白がある文書は読んでみようという気になる。たくさん文書が来たときは、興味を引くものは見る。文書作成には工夫してもらいたい。

      字の大きさより字の太さに関係があるようだ。10.5ポイントでも活字の線が太ければずいぶん見やすい。

      例として表題の中央下に(お知らせ)の文字を入れたらどうか。

      形式的なあいさつ文など削除すればインク代を節減できるのでは。

      官公庁宛のものでも個人名のものは、「様」に統一した方がよい。

      広報薩摩川内は同一号の中で縦書きや横書きがある。一般的には横書きが大半で市の公文書類も横書きである。統一した方が感覚的、視覚的、保存もしやすい。市議会だよりも同じ。活字の羅列ばかりで縦書き。読む以前に強い抵抗感がある。研究が必要。

      公文書で市政に対する情報や催しなどの案内をいただき大変有り難い。公文書は大切な情報源なので、より良い表現方法で文章の作成方をお願いしたい。

      パソコンでの文章作成のため誤字や脱字が見受けられる。配付前のチェックを十分に。

      公文書はあくまでも公の文書。案内やチラシと違って当然。固い感じはあるが、書体も明朝体が良いと思う。ただし、行間に少しゆとりを持たせて、11ポイントくらいが読みやすい。

      文字ばかりだと読みたいと思わない。挿絵を入れたり、工夫をした方が親しみやすく読みたいと思う。文字の大きさも変えた方が見やすい。

      高齢者が多くなっているので、高齢者が理解できる内容の文書が必要。特に国民健康保険や介護保険関係。

      公文書は堅苦しいという固定観念があったがアンケートの中身を見て、市の力の入れ方が伝わってくる。

      公文書の書式が柔らかくなったり、円や四角で囲んだり挿絵を入れれば、市民や低学年の人まで見る人が増える。

      文書の中の最重要点などを強調して作成すると分かりやすい。

      高齢化が進み、高齢化社会となった。活字は大きく見やすくし分かりやすい目が疲れない文書を作成してもらいたい。

      余白をとり、ポイントは太字で、そして絵入りであれば見やすいし読む気になる。

      発送先の住所、団体名、個人名には十分注意する。

      パソコンでの変換処理がされず、当て字のまま発送される公文がある。

      公文書は堅い感じがするので、挿絵などを入れ親しみやすくしてもらいたい。

      大きめの字が親しみを感じる。

 

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